Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem Otomatisasi Perkantoran

A.Definisi

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

B.Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dala kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :

1.         Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,terutama sumber daya manusia.

2.         Profesional, tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.         Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.         Pegawai administratif, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

C.Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

     Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :

1.    Pengolahan Kata (Word Processing) Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas - tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2.    Surat elektronik, Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Alamat e-mail dibagi menjadi 3 bagian yaitu :

      Identitas pengguna yang disebut ID atau user account.

      Tanda @ (dibaca at) yang berarti lokasi di.

      Nama domain, yaitu nama domain dimana pengguna memperoleh e-mail.

Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi :

      Sarana surat menyurat secara elektronik.

      Sarana komunikasi diskusi (groups).

      Sarana komunikasi online (chat).

3.    Voice mail, Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4.    Kalender elektronik Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5.    Konferensi Audio (Audio Conferencing) Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Membuat konfrensi audio lebih efisien :

v  Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.

v  Jumlah peserta tidak terlalu banyak.

v  Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.

v  Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.

v  Rekaman konfrensi harus disimpan.

Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6.    Konferensi video Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

Tiga konfigurasi dasar konferensi video conferencing, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
– Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat

penerimaan.

Contoh : Pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
– Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
– Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

7.Konferensi Komputer (Computer Conferencing)

     – Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
– Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
– Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan  apapun.
– konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

8.Transmisi faxsimili (Facsimile Tranmission)

     – FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
– Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext
Videotext adalah Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

    Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu:

     –Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

     –Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext  yang disediakan oleh jasa tersebut.

     – Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10.Pencitraan (imaging)

     Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder. Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)

     Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 arae :

·         Aplikasi Administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.

·         Aplikasi Teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.

·         Grafik Perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

D.Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1. System Komunikasi Elektronik

System Komunikasi Elektronik (electronic communication system) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan diisimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2.      System Kolaborasi Elektronik

System Kolaborasi Elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergoong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

3.      System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (elektronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system publikasi dan pengolahan imej eektronik adalah desktop publishing, elektronik document management ( EDM) merupakan system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4.      System Pengolahan Kantor

System Pengolahan Kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

5.      Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

6.      Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri,mirip dengan DSS.