Hutang Jangka Pendek Dan Hutang Jangka Panjang

A.Pengertian Dan Karakteristik Utang

Hutang adalah kewajiban perusahaan yang timbul karena tindakan atau transaksi–transaksi di masa lampau untuk memperoleh aktiva atau jasa, yang pelunasannya baru akan dilakukan di masa yang akan datang, baik dengan penyerahan uamg tunai, aktiva-aktiva tertentu lainnya, jasa maupun dengan menciptakan hutang baru. Hutang dapat menimbulkan kewajiban keuangan ataupun kewajiban pelaksanaan. Sebagai contoh, kewajiban keuangan misalnya hutang usaha, hutang pajak, hutang deviden, hutang bunga dan sebagainya, sedangkan kewajiban pelaksanaan, misalnya sewa yang diterima di muka, beban yang diterima di muka, uang garansi pembelian dari para pembeli.

   Karakteristik utang :

1. Kewajiban itu ada dan merupakan transaksi di masa lalu
2. Ada kewajiban untuk menyertakan aktiva yang dapat diterima oleh yang bersangkutan di masa yang akan datang
3. Kewajiban itu dapat diukur / dinyatakan dalam satuan mata uang dengan jumlah yang pasti atau dapat ditaksir jumlahnya
4. Kreditur dan tanggal jatuh tempo dapat diketahui atau ditentukan
5. Tidak ada hak untuk membatalkan atau melepaskan diri dari hutang tersebut

Di tinjau dari jangka waktu pelunasan atau alat pelunasannya, hutang dapat dibagi menjadi dua kelompok:
1. Kelompok hutang jangka pendek (hutang lancar) 
2. Kelompok hutang jangka panjang (hutang tidak lancar). 

B. HUTANG LANCAR (CURRENT LIABILITIES)
            Hutang lancar adalah kewajiban-kewajiban yang akan diselesaikan pembayarannya dengan menggunakan sumber-sumber ekonomi yang diklasifikasikan sebagai aktiva lancar atau dengan menciptakan utang yang baru.
            Hutang Lancar atau Hutang jangka pendek adalah hutang yang jadwal pembayarannya tidak lebih dari satu tahun.

  Penggolongan utang lancar :
     1.) Hutang yang jumlahnya dapat ditentukan secara pasti
     2.) Hutang yang jumlahnya ditaksir
     3.) Hutang bersyarat

1. HUTANG YANG JUMLAHNYA DAPAT DITENTUKAN SECARA PASTI
Meliputi semua kewajiban untuk membayar yang jumlah dan tanggal jatuh tempo sudah pasti. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah :

   Hutang Dagang
            Yaitu hutang yang timbul dari kegiatan ekonomi perusahaan yang berulang-ulang. Hutang dagang terjadi karena perbedaan waktu yang timbul antara penyerahan barang dan jasa dengan pembayarannya(disebut dengan jangka waktu kredit) yang biasanya dinyatakan dengan syarat pembayaran seperti 2/10, n/30.

Pada dasarnya hutang dicatat pada saat terjadi penyerahan hak milik dari penjual kepada pembeli. Tetapi dalam praktek, hutang dicatat pada saat faktur diterima atau barang-barang diserahkan dengan alasan kepraktisan.

 Wesel Bayar

            Adalah hutang yang didukung dengan surat pengakuan hutang atau surat pernyataan kesanggupan membayar. Yang termasuk dalam hutang wesel :

a) Wesel yang dibuat dalam rangka kegiatan normal perusahaan
Adakalanya pemasok menghendaki adanya janji tertulis atas timbulnya utang, sehingga perlu diterbitkan wesel. Jika terdapat bunga yang harus diperhitungkan, pencatatan harus dipisahkan antara wesel bayar sebagai utang dan unsur bunga sebagai biaya.

b) Pinjaman yang disertai wesel
Adalah hutang yang timbul dari transaksi pinjaman antara perusahaan dengan bank atau lembaga-lembaga keuangan non bank. Jika dalam pinjaman ini terdapat bunga, maka pencatatan bunga juga harus dipisahkan dari pinjamannya.

c) Hutang wesel jangka panjang yang segera jatuh tempo
Hutang wesel jangka panjang yang akan jatuh tempo dalam waktu kurang dari satu tahun sejak tanggal neraca harus disajikan sebagai hutang lancar. Bila hanya sebagian hutang wesel jangka panjang saja yang jatuh tempo, maka sebesar bagian hutang tersebut harus dilaporkan sebagai hutang lancar dan sebagian lain yang belum jatuh tempo tetap disajikan dalam hutang wesel jangka panjang.

 Hutang Deviden

            Hutang deviden adalah jumlah uang yang harus dibayar perusahaan kepada pemegang saham akibat adanya pengumuman pembagian deviden. Pada umumnya, pembayaran atas deviden yang telah diumumkan akan dilakukan segera setelah tanggal pengumumannya. Oleh karena itu, hutang deviden termasuk dalam hutang lancar.

 Uang Muka dan Jaminan yang dapat diminta kembali
            Uang muka (Down Payment) disini merupakan pembayaran dimuka untuk barang-barang yang dipesan. Sebelum barang yang dipesan diserahkan kepada pembeli, uang muka tersebut merupakan hutang jangka pendek. Jaminan yang diminta dari pelanggan/konsumen juga merupakan hutang jangka pendek karena dapat ditarik sewaktu-waktu.

 Pungutan dan Pengumpulan dana untuk Pihak Lain
            Perusahaan biasanya ditunjuk sebagai wajib pungut atas pajak yang merupakan kewajiban bagi karyawan dan langganan kepada pihak ketiga (kantor pajak). Dana tersebut pada akhirnya harus diserahkan ke kantor pajak sehingga dana yang belum disetorkan diklasifikasikan sebagai hutang lancar.

  Hutang Biaya (Biaya yang masih harus dibayar)
            Adalah keharusan untuk mengakui adanya biaya-biaya yang manfaatnya sudah dinikmati dalam suatu periode, meskipun biaya tersebut belum dibayar. Penyajian hutang biaya dalam neraca disajikan dalam rekening biaya yang masih harus dibayar. Meskipun demikian, rekening-rekening pembukuan untuk biaya-biaya yang masih terhutang Hutang Gaji dan Upah, Hutang Sewa, Hutang Pajak tetap diselenggarakan.

  Pendapatan diterima Dimuka
            Adalah penghasilan dari penjualan barang atau penyerahan jasa yang diterimanya telah terjadi dimuka sebelum transaksi penjualan atau penyerahan jasa berlangsung. Contoh : uang muka yang diterima untuk langganan majalah / surat kabar.

  Hutang Bonus (Untuk Karyawan)
            Bonus yang diberikan kepada karyawan biasanya didasarkan atas gaji dan upah pokok. Adakalanya bonus yang diberikan kepada karyawan didasarkan atas laba yang diperoleh perusahaan. Perhitungan bisa dilakukan dengan cara :
   a) Laba sebelum pajak dan bonus
   b) Laba sesudah bonus tapi sebelum pajak
   c) Laba bersih setelah bonus dan pajak

  Hutang Gaji dan Upah
            Jumlah yang masih akan dibayar untuk gaji dan upah. Jurnal untuk mencatat utang gaji dan upah :
Gaji dan Upah xxx
Utang Gaji dan Upah xxx


2. HUTANG YANG JUMLAHNYA DITAKSIR
            Ada beberapa jenis hutang yang jumlahnya secara pasti tidak bisa ditentukan, meskipun peristiwa atau transaksi yang menyebabkan timbulnya hutang sudah terjadi. Contoh : hutang garansi, hadiah yang diberikan atas produk yang dijual. Meskipun harian dari garansi belum dapat dipastikan dalam jumlah maupun tanggalnya, tetapi adanya kewajiban bagi perusahaan sudah jelas dan pasti, oleh karena itu harus diakui dan dilaporkan dalam laporan keuangan.

  Hutang Pajak Penghasilan
            Penaksiran pajak penghasilan biasanya dihitung berdasarkan laba yang diperoleh pada tahun yang bersangkutan dikalikan dengan tariff pajak. Jurnal pencatatan :
Pajak Penghasilan xxx
Hutang Pajak Penghasilan xxx

  Hutang Hadiah yang Beredar
            Perusahaan kadang-kadang menawarkan hadiah untuk penjualan produk-produk tertentu. Hadiah bisa diberikan secara langsung atau terbatas pada pembeli yang menyerahkan kupon. Hadiah ini merupakan biaya untuk periode dimana penjualan barang-barang tersebut terjadi. Kupon hadiah yang masih dalam peredaran merupakan hutang yang harus dicatat pada saat transaksi penjualan dan dicatat sebagai berikut :

  Hutang Garansi atas Produk yang Dijual
            Garansi merupakan jaminan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli untuk memperbaiki/melengkapi kekurangan akan kuantitas, kualitas dari produk yang dijual. Garansi biasanya diberikan dalam bentuk :
a) Perawatan gratis
b) Penggantian kompoen atau bagian produk yang rusak
c) Pengembalian uang atas harga yang dibayar pembeli

3. HUTANG BERSYARAT
            Adalah kewajiban-kewajiban yang kepastian akan jumlah atau pihak kepada siapa kewajiban itu harus dibayar atau tanggal jatuh tempo pembayaran atau eksistensinya tergantung pada terjadi atau tidaknya salah satu atau lebih peristiwa yang akan datang. Sebenarnya, hutang bersyarat bukan merupakan hutang yang sah pada tanggal neraca sehingga dari segi akuntansi hutang bersyarat bukan merupakan hutang yang sesungguhnya dan tidak seharusnya dilaporkan dalam laporan keuangan. Namun sebagai kewajiban yang kemungkinan akan terjadi hutang bersyarat disajikan dalam catatan, footnote dalam neraca, contoh hutang bersyarat :
   a) Piutang Dagang yang digadaikan
   b) Piutang wesel yang didiskontokan
   c) Endosement atas wesel
   d) Adanya sengketa hukum
   e) Adanya kemungkinan, perusahaan diwajibkan untuk menyetor tambahan atas beban pajak atau denda
   f) Adanya keterikatan dengan kontrak/perjanjian
   g) Pembelian aktiva tetap dan atau pembangunan aktiva tetap berdasarkan kontrak

C.Utang Jangka Panjang (Long Term Liabilities)

          Hutang jangka panjang adalah kewajiban kepada pihak tertentu yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih dari satu perioda akuntansi (1 th) dihitung dari tanggal pembuatan neraca per 31 Desember. Pembayaran dilakukan dengan kas namun dapat diganti dengan asset tertentu. Dalam operasional normal perusahaan, rekening hutang jangka panjang tidak pernah dikenai oleh transaksi pengeluaran kas. Pada akhir perioda akuntansi bagian tertentu dari hutang jangka panjang berubah menjadi hutang jangka pendek. Untuk itu harus dilakukan penyesuaian untuk memindahkan bagian hutang jangka panjang yang jatuh tempo menjadi hutang jangka pendek.

    Timbulnya Hutang Jangka Panjang :
Saat skala operasional perusahaan berkembang atau dalam membangun suatu perusahaan  dibutuhkan sejumlah dana. Dana yang diperlukan untuk  Investasi dalam aktiva tetap yang akan memberikan manfa’at dalam jangka panjang sebaiknya diperoleh dari hutang jangka panjang atau dengan menambah modal. Dalam hal ini perusahaan memiliki dua pilihan yaitu menarik hutang jangka panjang misalnya obligasi atau menambah modal sendiri dengan mengeluarkan saham.
Ada beberapa kelebihan menarik hutang jangka panjang melalui obligasi dibanding menambah modal sendiri dengan mengeluarkan saham.

1. Keuntungan menarik obligasi
   Pemegang obligasi tidak mempunyai hak suara dalam kebijakan perusahaan sehingga tidak mempengaruhi manajemen.
2.  Bunga obligasi mungkin lebih rendah dibanding deviden yang harus dibayarkan kepada pemegang saham.
3. Bunga merupakan biaya yang dibebankan pada perusahaan yang dapat mengurangi kewajiban pajak sedangkan deviden adalah pembagian laba yang tidak dapat dibebankan sebagai biaya.

Sebaliknya juga terdapat hal yang kurang menguntungkan antara lain :

1. Bunga obligasi adalah beban tetap baik dalam keadaan perusahaan mendapat laba atau mengalami kerugian
2. Jika perusahaan tidak mampu membayar obligasi yang jatuh tempo, pemegang obligasi tetap mempunyai hak untuk menuntut pengembalian obligasi sedangkan pemegang saham tidak mempunyai hak demikian karena pemegang saham adalah pemilik perusahaan yang turut bertanggung jawab menanggung resiko kerugian perusagaan.

 Jenis Hutang Jangka Panjang
Secara garis besar hutang jangka panjang digolongkan  pada dua golongan yaitu :

1. Hutang Hipotik : Hutang yang timbul berkaitan dengan perolehan dana dari pinjaman yang dijaminkan dengan harta tetap. Dalam penjanjian disebutkan harta peminjam yang dijadikan jaminan berupa tanah atau gedung. Jika  peminjam tidak melunasi pada waktunya, pemberi pinjaman dapat menjual jaminan tersebut yang kemudian diperhitungkan dengan hutang.
2. Hutang Obligasi : Hutang yang timbul berkaitan dengan dana yang diperoleh melalui pengeluaran surat-surat obligasi. Pembeli obligasi disebut pemegang obligasi. Dalam surat obligasi dicantumkan nilai nominal  obligasi, bunga pertahun, tanggal pelunasan obligasi dan ketentuan lain sesuai jenis obligasi tersebut.

  Jenis-jenis Pinjaman Obligasi  :

Dalam masyarakat berbagai macam obligasi yang diperlukan untuk pembelanjaan perusahaan. Jenis yang paling banyak dikenal ialah: 

 1. Obligasi terjamin, adalah  obligasi terjamin yang masih dibedakan menurut jenis kekayaan yang dijadikan jaminan seperti misalnya : 

    a. Dijamin Harta Tak Bergerak Tanah Atau Gedung
    b. Dijamin Harta Bergerak Seperti Mesin, Perlengkapan Dan Kekayaan Lainnya.
Apabila obligasi terjamin tidak dapat dilunasi pada tanggal jatuh temponya maka kekayaan yang menjadi jaminan harus dijual untuk melunasi obligasi tersebut. 

2. Obligasi tak terjamin, obligasi semacam ini tidak dijamin dengan harta kekayaan tertentu sehingga laku tidaknya obligasi ini di pasaran surat berharga sangat tergantung pada kepercayaan  masyarakat terhadap perusahaan yang mengeluarkannya. Obligasi terjamin kadang-kadang dibedakan lagi menjadi beberapa tingkatan seperti obligasi pertama, kedua, atau bahkan ketiga. Hal ini berarti bahwa jika obligasitidak dapat dilunasi pada saat jatuh temponya  maka kekayaan yang menjadi jaminan harus dijual atau dilelang. Hasil penjua1lan kekayaan tersebut pertama-tama akan dipakai melunasi obligasi-obligasi terjamin pertama, jika masih ada sisanya barulah digunakan untuk melunasi obligasi terjamin berikutnya.

Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem Otomatisasi Perkantoran

A.Definisi

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

B.Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dala kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :

1.         Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,terutama sumber daya manusia.

2.         Profesional, tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.         Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.         Pegawai administratif, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

C.Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

     Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :

1.    Pengolahan Kata (Word Processing) Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas - tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2.    Surat elektronik, Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Alamat e-mail dibagi menjadi 3 bagian yaitu :

      Identitas pengguna yang disebut ID atau user account.

      Tanda @ (dibaca at) yang berarti lokasi di.

      Nama domain, yaitu nama domain dimana pengguna memperoleh e-mail.

Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi :

      Sarana surat menyurat secara elektronik.

      Sarana komunikasi diskusi (groups).

      Sarana komunikasi online (chat).

3.    Voice mail, Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4.    Kalender elektronik Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5.    Konferensi Audio (Audio Conferencing) Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Membuat konfrensi audio lebih efisien :

v  Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.

v  Jumlah peserta tidak terlalu banyak.

v  Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.

v  Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.

v  Rekaman konfrensi harus disimpan.

Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6.    Konferensi video Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

Tiga konfigurasi dasar konferensi video conferencing, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
– Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat

penerimaan.

Contoh : Pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
– Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
– Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

7.Konferensi Komputer (Computer Conferencing)

     – Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
– Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
– Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan  apapun.
– konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

8.Transmisi faxsimili (Facsimile Tranmission)

     – FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
– Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext
Videotext adalah Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

    Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu:

     –Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

     –Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext  yang disediakan oleh jasa tersebut.

     – Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10.Pencitraan (imaging)

     Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder. Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)

     Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 arae :

·         Aplikasi Administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.

·         Aplikasi Teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.

·         Grafik Perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

D.Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1. System Komunikasi Elektronik

System Komunikasi Elektronik (electronic communication system) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan diisimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2.      System Kolaborasi Elektronik

System Kolaborasi Elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergoong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

3.      System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (elektronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system publikasi dan pengolahan imej eektronik adalah desktop publishing, elektronik document management ( EDM) merupakan system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4.      System Pengolahan Kantor

System Pengolahan Kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

5.      Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

6.      Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri,mirip dengan DSS.